Let us know - Datenschutzhinweis

Datenschutzhinweis

Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) sowie geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.

Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage

Das Let us know! Hinweisgebersystem dient dazu, Hinweise auf Verstöße gegen das Gesetz oder gegen interne Vorschriften der TOI TOI & DIXI Group auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Let us know! Hinweisgebersystems ist gestützt auf das berechtigte Interesse unseres Unternehmens an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und damit an der Abwendung von Schaden für die TOI TOI & DIXI Group, seine Mitarbeiter und Kunden. Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist Artikel 6 Abs. 1 S.1 lit. c EU-DSGVO iVm § 10 HinSchG.

Verantwortliche Stelle

Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems ist

1. die TOI TOI & DIXI Group GmbH, Halskestr. 38, 40880 Ratingen und
2. ihre Tochtergesellschaften

als beidseits autonom verantwortliche Stellen.

Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Namen der TOI TOI & DIXI Group betrieben.

Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group AG betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur der TOI TOI & DIXI Group möglich. Die EQS Group AG und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.

Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen bei der TOI TOI & DIXI Group beschränkt ist.

Die TOI TOI & DIXI Group hat einen Beauftragten für den Datenschutz bestellt. Als Datenschutzbeauftragter wurde Herr Fabian Roth benannt (Concepture GmbH, Erlenstr. 13, 77815 Bühl, Telefon: 0221/999837-0, E-Mail: [email protected]).

Art der erhobenen personenbezogenen Daten

Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:

• Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
• ob Sie bei der TOI TOI & DIXI Group beschäftigt sind und
• gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.

Vertrauliche Behandlung von Hinweisen

Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter der Compliance Organisation der TOI TOI & DIXI Group entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter der Compliance Organisation der TOI TOI & DIXI Group prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.

Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern der TOI TOI & DIXI Group oder Mitarbeitern von anderen Konzerngesellschaften weiterzugeben, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften beziehen. Letztere können Ihren Sitz auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes haben, in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.

Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Die TOI TOI & DIXI Group ist gegebenenfalls rechtlich verpflichtet, bestimmten staatlichen Stellen, insbesondere staatlichen Ermittlungsbehörden oder Gerichten, Informationen zu Compliance-Verstößen zur Verfügung zu stellen. Bei Auskunfts- und Herausgabepflichten sowie bei Beschlagnahmen können wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen nicht zurückhalten.

Information der beschuldigten Person

Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Ihre Identität als Hinweisgeber wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.

Betroffenenrechte

Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Kopie/Übertragung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.

Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben nach drei Jahren (§ 11 Abs. 5 HinSchG) gelöscht.

Nutzung des Hinweisgeberportals

Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS^® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.

Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym/Benutzername und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem zuständigen Mitarbeiter der TOI TOI & DIXI Group namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.

Hinweise zum Versand von Anhängen

Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, dem zuständigen Mitarbeiter der TOI TOI & DIXI Group Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.